Dokumentasi operasional terlengkap yang merinci setiap fitur, form input, format berkas impor, integrasi API, langkah penanganan masalah (troubleshooting), hingga FAQ teknis.
Dashboard utama berfungsi sebagai pusat kontrol pemantauan cepat yang menyajikan ringkasan statistik keuangan sekolah secara real-time demi mempermudah pengambilan keputusan.
Kelompok menu ini berguna untuk mengelola data pokok kependidikan sekolah. Pastikan data diinput secara berurutan sesuai alur di bawah ini:
Kelola tahun ajaran dan semester aktif. Anda wajib mengaktifkan minimal satu semester agar transaksi kasir reguler dan generate tagihan dapat berjalan.
Daftarkan tingkatan kelas (Contoh: X RPL 1, XI TKJ 2). Tentukan Wali Kelas dan isi nama Jurusan/Kompetensi Keahlian secara lengkap.
Masukkan data siswa (NISN, Nama, Kelas, Kategori Pembayaran). Gunakan fitur Impor Excel untuk memasukkan ratusan data siswa dalam hitungan detik.
Hubungkan data orang tua dengan siswa. Tambahkan nomor WhatsApp yang valid agar kwitansi notifikasi dan rincian tunggakan terkirim langsung ke ponsel orang tua.
Kelola profil guru dan pegawai tata usaha yang memegang hak akses sistem agar data tetap terlindungi.
Mengelola data siswa yang telah lulus. Siswa yang diluluskan secara massal akan berpindah ke sub-menu ini untuk tetap melacak sisa tunggakan historis mereka.
Ketika mengisi berkas template Excel untuk data siswa, pastikan kolom header ditulis dengan huruf kecil persis seperti berikut agar proses impor tidak ditolak oleh server:
kelas_id: Harus diisi dengan ID Kelas berupa angka yang valid dari database.kategori_pembayaran: Hanya boleh diisi string REGULER, PIP, atau YATIM.Menu ini dirancang untuk mendistribusikan kewajiban pembayaran sekolah ke seluruh siswa secara efisien.
Definisikan nama tagihan pokok (Contoh: SPP Juli 2024, Uang Pembangunan), tentukan nominalnya, tanggal jatuh tempo, dan pilih kelas yang diwajibkan membayar.
Tambahkan klasifikasi pemotongan biaya (Contoh: Potongan Yatim Piatu, Anak Guru, Siswa Berprestasi) agar nominal tagihan berkurang secara otomatis di sistem.
Gabungkan data Tarif Master Biaya dengan daftar siswa per kelas. Klik tombol "Generate" untuk membuat lembaran tagihan personal bagi ratusan siswa sekaligus.
Di dalam sub-menu ini, bendahara dapat melihat seluruh daftar tagihan perorangan secara terperinci. Anda dapat mencari nama siswa secara khusus untuk menghapus tagihan yang salah cetak atau menambahkan tagihan personal tambahan secara manual.
Proses transaksi harian di loket kasir sekolah dikelola sepenuhnya pada modul interaktif ini:
Tempat melacak seluruh riwayat transaksi yang pernah dicatat oleh kasir. Apabila kasir melakukan salah input nominal, bendahara dapat melakukan pembatalan transaksi dengan tombol **Hapus Transaksi**, yang secara otomatis akan mengembalikan status tagihan siswa menjadi "Belum Lunas" dan membatalkan mutasi kas terkait.
Modul khusus untuk mengelola program dana bantuan pemerintah bagi pemegang kartu Program Indonesia Pintar (PIP).
Lakukan penyaringan kelayakan penerima dana PIP per semester. Cukup centang nama-nama siswa di setiap kelas yang terdaftar menerima PIP, lalu klik simpan. Sistem akan mengubah kategori biaya mereka secara otomatis. Anda juga dapat menggunakan template impor Excel untuk melakukan pemetaan penerima massal.
Catat pencairan dana PIP yang diterima sekolah. Ketika dana cair, sisa saldo yang tidak terpakai untuk tunggakan tagihan akan dialihkan secara otomatis masuk ke saldo rekening deposit tabungan siswa agar akuntabilitas dana tetap terjaga.
Unduh template seleksi dari halaman PIP Siswa. Isi kolom berikut dengan teliti:
status_pip: Wajib diisi string YA untuk menetapkan kategori PIP, atau TIDAK untuk mengembalikannya ke Reguler.Akuntansi pencatatan jurnal kas sekolah dikelompokkan secara terstruktur pada kelompok menu ini:
Mencatat mutasi kas fisik sekolah. Selain dari SPP siswa, bendahara dapat mencatat pengeluaran operasional (seperti beli ATK) atau pemasukan eksternal (seperti dana BOS/donasi komite).
Mencatat mutasi dana non-tunai (transfer bank). Digunakan untuk melacak pembayaran sekolah via transfer agar tidak tercampur dengan uang kas fisik laci loket.
Modul tabungan internal. Siswa dapat menyetor tabungan cash untuk memupuk deposit. Deposit ini dapat digunakan untuk transaksi belanja di kantin digital atau melunasi SPP nontunai.
Bilah pengelompokan jenis pengeluaran dan pemasukan (Contoh: Kategori Operasional, Gaji Guru, Dana BOS) untuk menyusun laporan BKU yang rapi.
Menu tunggal untuk merangkum seluruh perputaran dana sekolah dalam format dokumen formal siap cetak.
Memanfaatkan teknologi integrasi WhatsApp untuk mempererat komunikasi keuangan dengan wali murid secara cepat.
Kirim pengumuman kustom (Contoh: Jadwal Rapat Yayasan, Pengumuman Libur Sekolah) secara masal ke seluruh nomor wali murid yang terdaftar dalam satu kali klik.
Menyortir siswa yang menunggak SPP, lalu mengirimkan template pesan pemberitahuan resmi rincian tunggakan langsung ke ruang obrolan WhatsApp orang tua secara masal.
Kumpulan modul administrasi inti untuk menjaga keamanan, kredibilitas data, dan kepemilikan akses aplikasi SIKES:
Tambah, ubah, atau nonaktifkan akun login staf TU, Kasir, Wali Murid, maupun Kepala Sekolah.
Atur batasan tombol aksi. Contoh: membatasi agar Kasir hanya bisa transaksi tapi tidak bisa menghapus histori kas.
Pengaturan logo kop surat, tanda tangan digital pengesahan kwitansi, dan stempel sekolah.
Pantau catatan log aktivitas keamanan sistem (siapa yang login, menghapus data, atau merubah nominal uang) secara detail.
Aplikasi SIKES menyediakan portal login khusus bagi Orang Tua / Wali Murid agar mereka dapat memantau administrasi anak mereka secara mandiri dari rumah.
Langkah taktis yang wajib diambil ketika menemui kendala teknis dalam sistem:
storage/app/backup.sikes_db.
Kumpulan jawaban cepat atas pertanyaan operasional kasir dan bendahara sehari-hari:
A: Masuk ke data siswa, edit NISN siswa tersebut. Sistem SIKES secara otomatis akan merelasikan (sinkronisasi) nomor NISN yang diperbaiki dengan riwayat transaksi yang pernah dibuat di masa lalu tanpa menghilangkan catatan tagihan.
A: Bisa. Buka menu Pembukuan > Tabungan Siswa, cari siswa bersangkutan, klik "Tarik Tunai". Input jumlah uang yang ditarik, lalu simpan. Sistem akan mencatat mutasi keluar pada tabungan siswa sekaligus pembukuan kasir.
A: Gunakan fitur kenaikan kelas massal di menu Data Siswa > Naik Kelas. Pilih kelas asal (Contoh: X RPL 1) dan pilih kelas target baru (Contoh: XI RPL 1). Klik proses, maka status kelas seluruh siswa di kelas asal akan naik serentak.
A: Boleh. Sistem SIKES mendukung penumpukan potongan biaya. Nominal total potongan akan terakumulasi untuk memotong tagihan pokok SPP bulanan siswa yang bersangkutan secara dinamis.
Jika Anda menemui kendala operasional server, kegagalan sinkronisasi WhatsApp, atau ingin melakukan kustomisasi fitur SIKES lainnya:
Hubungi Dukungan Teknis (WhatsApp)